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Schritt 1: Verfassen der E-Mail

Über Outlook oder Outlook-Web wird eine neue Nachricht verfasst. Über das Menü Optionen -> Schloss kann die Verschlüsselung der Nachricht aktiviert werden. Dabei stehen standardmässig unterschiedliche Profile zur Verfügung:

• Verschlüsseln: E-Mail und unterstützte Dateiformate werden verschlüsselt. Alle Empfänger müssen sich identifizieren, damit sie die Nachricht lesen können.

• Nicht weiterleiten: E-Mail und unterstützte Dateiformate werden verschlüsselt. Empfänger können die Nachricht nicht weiterleiten, drucken oder Inhalte kopieren. Alle Empfänger müssen sich identifizieren, damit sie die Nachricht lesen können.

• Highly Confidential \ All Employees: Siehe Microsoft-Doku

• Confidential \ All Employees: Siehe Microsoft-Doku

Schritt 2: Öffnen der E-Mail

Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung, dass eine verschlüsselte Nachricht empfangen wurde (siehe Screenshot).

Der Empfänger klickt auf Nachricht lesen und ein Webbrowser öffnet sich, bei dem sich der Empfänger authentifizieren muss.

Ist der Empfänger bereits mit seinem Microsoft-Konto in Outlook angemeldet, fällt dieser Schritt weg und alles geschieht on-the-fly.

Schritt 3: Authentifizieren

Ist der Empfänger bereits mit seinem Microsoft-Konto in Outlook angemeldet, entfällt dieser Schritt.

Hier kann sich mit seinem Microsoft-Konto oder einem One-Time-Code der per E-Mail zugestellt wird authentifiziert werden. Je nach Einstellung können hier unterschiedliche Methoden zur Verfügung stehen.

Schritt 4: Nachricht lesen

Im Webbrowser wird nun die Nachricht angezeigt. Es stehen alle Funktionen zur Verfügung, die der Absender erlaubt hat.

E-Mail Anhänge können heruntergeladen werden. Je nach Einstellung können einzelne Dokumente ebenfalls nur nach Verifizierung der eigenen Identität geöffnet werden.