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Standardmässig wird bei der E-Mail-Kommunikation nur der Transportweg der E-Mail, nicht aber die E-Mail an sich verschlüsselt. Gewisse Kommunikationen wie bspw. E-Mails mit Personendaten können aber einen höheren Sicherheitsstandard benötigen. Über Microsoft 365 bzw. Exchange Online steht unseren Kunden die Funktion Microsoft Pureview Purview Message Encryption (PME) zur Verfügung. Dabei wird lediglich eine Benachrichtigung an den Empfänger gesendet, dass dieser eine verschlüsselte Nachricht erhalten hat. Die eigentliche Nachricht kann in einem gesonderten Portal eingesehen werden, nachdem der Empfänger seine Identität verifiziert hat. Dasselbe kann auch für unterstütze E-Mail-Anhänge wie Word- oder Exceldokumente gelten. Nutzt der Empfänger ebenfalls Microsoft 365 geschieht dies transparent über Outlook, sodass keine weitere Verifikation benötigt wird. Alle unterstützen Dateiformaten finden Sie hier: Message encryption FAQ | Microsoft Learn |
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Ist die automatische Weiterleitung aktiv, wird die verschlüsselte Nachricht weitergeleitet, jedoch erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem Inhalt “Sie besitzen keine ausreichenden Berechtigungen zum Öffnen der E-Mail.”. Die weiterleitende Person muss also unbedingt eine Kopie der weitergeleiteten Nachricht in seinem eigenen Postfach behalten.  |
Verhalten bei manueller Weiterleitung
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Wird eine Nachricht manuell weitergeleitet, wird von einer bewussten Weiterleitung ausgegangen. Der Empfänger an den die Nachricht weitergeleitet wurde, kann die Nachricht also lesen. Ausnahme: Es wurde initial das Profil Nicht weiterleiten gewählt. In diesem Fall kann die Nachricht gar nicht weitergeleitet werden. |