Übersicht

Standardmässig wird bei der E-Mail-Kommunikation nur der Transportweg der E-Mail, nicht aber die E-Mail an sich verschlüsselt. Gewisse Kommunikationen wie bspw. E-Mails mit Personendaten können aber einen höheren Sicherheitsstandard benötigen. Über Microsoft 365 bzw. Exchange Online steht unseren Kunden die Funktion Microsoft Pureview Message Encryption (PME) zur Verfügung. Dabei wird lediglich eine Benachrichtigung an den Empfänger gesendet, dass dieser eine verschlüsselte Nachricht erhalten hat. Die eigentliche Nachricht kann in einem gesonderten Portal eingesehen werden, nachdem der Empfänger seine Identität verifiziert hat. Dasselbe kann auch für unterstütze E-Mail-Anhänge wie Word- oder Exceldokumente gelten. Nutzt der Empfänger ebenfalls Microsoft 365 geschieht dies transparent über Outlook, sodass keine weitere Verifikation benötigt wird.

Alle unterstützen Dateiformaten finden Sie hier: Message encryption FAQ | Microsoft Learn

In der Praxis

Folgend wird die Standardkonfiguration beschrieben. Je nach Kundenanforderungen können zusätzliche, kundenspezifische Funktionen zur Verfügung stehen.

	Schritt 1: Verfassen der E-Mail Über Outlook oder Outlook-Web wird eine neue Nachricht verfasst. Über das Menü `Optionen -> Schloss` kann die Verschlüsselung der Nachricht aktiviert werden. Dabei stehen standardmässig unterschiedliche Profile zur Verfügung: Verschlüsseln: E-Mail und unterstützte Dateiformate werden verschlüsselt. Alle Empfänger müssen sich identifizieren, damit sie die Nachricht lesen können. Nicht weiterleiten: E-Mail und unterstützte Dateiformate werden verschlüsselt. Empfänger können die Nachricht nicht weiterleiten, drucken oder Inhalte kopieren. Alle Empfänger müssen sich identifizieren, damit sie die Nachricht lesen können. Highly Confidential \ All Employees: Siehe Microsoft-Doku Confidential \ All Employees: Siehe Microsoft-Doku Die Standardprofile können durch Microsoft geändert werden. Die aktuelle Microsoft-Dokumentation dazu finden Sie hier: https://learn.microsoft.com/en-us/previous-versions/azure/information-protection/configure-policy-templates#rights-included-in-the-default-templatesund https://learn.microsoft.com/en-us/azure/information-protection/configure-usage-rights#do-not-forward-option-for-emails
	Schritt 2: Öffnen der E-Mail Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung, dass eine verschlüsselte Nachricht empfangen wurde (siehe Screenshot). Der Empfänger klickt auf `Nachricht lesen` und ein Webbrowser öffnet sich, bei dem sich der Empfänger authentifizieren muss. Ist der Empfänger bereits mit seinem Microsoft-Konto in Outlook angemeldet, fällt dieser Schritt weg und alles geschieht on-the-fly.
	Schritt 3: Authentifizieren Ist der Empfänger bereits mit seinem Microsoft-Konto in Outlook angemeldet, entfällt dieser Schritt. Hier kann sich mit seinem Microsoft-Konto oder einem One-Time-Code der per E-Mail zugestellt wird authentifiziert werden. Je nach Einstellung können hier unterschiedliche Methoden zur Verfügung stehen.
	Schritt 4: Nachricht lesen Im Webbrowser wird nun die Nachricht angezeigt. Es stehen alle Funktionen zur Verfügung, die der Absender erlaubt hat. E-Mail Anhänge können heruntergeladen werden. Je nach Einstellung können einzelne Dokumente ebenfalls nur nach Verifizierung der eigenen Identität geöffnet werden.

Versenden von verschlüsselten E-Mails (Microsoft Pureview Message Encryption)

Übersicht

In der Praxis

Schritt 1: Verfassen der E-Mail

Schritt 2: Öffnen der E-Mail

Schritt 3: Authentifizieren

Schritt 4: Nachricht lesen